Una estrategia para gestionar el conocimiento para el uso adecuado de un sistema ERP en una empresa de desarrollo de software

Abstract

En los últimos años, la gestión del conocimiento ha ido en auge y ha tomado importancia en el sector industrial y en empresas desarrolladoras de software, esto, con el motivo e interés de capturar, preservar y transferir el conocimiento existente en los empleados y en los procesos, herramientas tecnológicas o actividades que la organización realice para que desempeñe adecuadamente sus funciones laborales. El presente trabajo de investigación se realiza en una PyME (Pequeña y Mediana Empresa) que se enfoca al desarrollo de software, ubicada en la ciudad de Hermosillo, Sonora. AD Sistemas Soluciones en TI ejecuta de manera ineficiente el proceso de desarrollo, adaptación y mantenimiento de su sistema ERP (por sus siglas en inglés: Enterprise Resource Planning), el cual no aprovecha el conocimiento existente que reside en los empleados y en su sistema ERP. Además, carece de un sistema de gestión del conocimiento, que permita la disponibilidad y consulta de información o conocimiento respecto al uso y mantenimiento del sistema ERP; también, para que sea de utilidad en la elaboración de capacitaciones para los propios empleados y clientes de la organización. El objetivo de este estudio es presentar una estrategia para gestionar el conocimiento en el uso de un sistema ERP, a través del uso de herramientas de documentación de procesos, que permita a la organización preservar y transferir el conocimiento relacionado con las funciones y adaptación de los módulos del sistema ERP. Así también, facilitar la implementación del sistema ERP y brindar un servicio al cliente de mayor calidad. La metodología desarrollada, tuvo la finalidad de contemplar una estrategia para gestionar el conocimiento, que posibilite: identificar el conocimiento o información disponible en la elaboración y adaptación de los módulos del sistema ERP; diseñar una estructura de herramientas que permitiera llevar a cabo la documentación de los procesos del sistema; documentar las buenas prácticas y lecciones aprendidas identificadas dentro de la organización durante la implementación de la metodología; definir indicadores que verifiquen el cumplimiento de los objetivos planteados; y por último, evaluar la estrategia de gestión del conocimiento a través de los indicadores establecidos y mediante retroalimentación directa por parte de la organización. La implementación y desarrollo de esta metodología propició que la organización se concientizara en documentar los procesos relevantes con el uso y mantenimiento del sistema ERP, teniendo como resultado la creación de un manual de usuario, el cual comprende las funciones básicas de uso de los módulos de ventas y compras. Además, facilitó el registro de buenas prácticas y lecciones aprendidas que se han tenido a lo largo del uso, adaptación y mantenimiento del sistema ERP, así también, de darle seguimiento al registro de nuevas prácticas y lecciones aprendidas en futuros eventos, que sean de utilidad para el uso eficiente del sistema ERP y para el correcto uso y captura de documentación de procesos dentro de la organización.